“¿Cómo podemos gestionar de manera eficiente los procesos y elementos clave de nuestras estrategias, de manera dinámica y coordinada, a la vez que optimizamos nuestros recursos?”, esta es una de las preguntas que muchos líderes de diversas empresas se han hecho por mucho tiempo, y que da pie a la búsqueda de una mejora generalizada de los negocios. La respuesta que por mucho tiempo no estuvo clara, hoy se encuentra en las llamadas “metodologías ágiles”, que son una serie de técnicas innovadoras para la correcta gestión de los proyectos y la eficiencia operativa dentro de los grupos de trabajo; dichas metodologías cumplen con ciertos estándares y objetivos que al lograrse, permiten aumentar la eficiencia de las personas involucradas en la cadena de valor de algún proyecto, así como de los esfuerzos realizados.
Una característica de las metodologías ágiles es su adaptabilidad a tendencias desconocidas o ambientes de incertidumbre, lo que permite ir organizando las actividades de acuerdo a objetivos particulares, y planificarlos dependiendo las necesidades del proyecto y la forma en que va evolucionando. Una de estas metodologías es SCRUM, la cual se caracteriza por su manera iterativa de resolver lo que los productos y proyectos necesitan, de manera que durante todo el proceso se pueda supervisar el progreso y al final de éste, se obtengan los resultados esperados. “En términos más simples, Scrum permite realizar entregas del proceso de manera parcial y calendarizada, priorizadas por su importancia en el cumplimiento del proyecto, de manera que se efectúe en tiempo y forma con éste de la manera más eficiente. Normalmente, Scrum es utilizado en proyectos que necesitan arrojar resultados a corto plazo y en los cuales el entorno sea complejo”, mencionó Baruch Herrera, Consultor Senior en Pink Elephant.
Para que la implementación de esta metodología pueda ser efectiva el factor humano juega un factor imprescindible, ya que existen actores estratégicos clave para que pueda funcionar; entre éstos se encuentran el Product Owner, Scrum Master, Scrum Team y los Stakeholders. Cada uno de ellos tiene un rol de suma importancia para el funcionamiento de Scrum, primero el Product Owner definirá los objetivos y trazará la ruta para llegar a ellos, éste representa la voz del cliente, por lo que define las necesidades del producto. El Scrum Master es quién garantiza que los miembros del equipo de trabajo puedan realizar sus tareas de una manera adecuada, él es el guía para que los objetivos se resuelvan en tiempo y forma. El Scrum Team son quienes tienen contacto directo con el producto o proyecto y de quienes depende el progreso de éste, en cierta medida, son la parte medular de toda la estrategia Scrum, ya que de ellos depende la calidad del producto y la eficiencia del trabajo para conseguir los resultados espeardos. Por último, pueden existir otros Stakeholders que forman parte del proyecto pero desde una perspectiva más alejada y general, usualmente, son directores de diversas áreas, gerentes comerciales, proveedores y/o supervisores.
De esta forma, Scrum también se podría definir como un conjunto de buenas prácticas dirigidas a la eficiencia del recurso humano y los procesos que desempeñan, y en este sentido, en palabras del Consultor de Pink Elephant, “podemos ver que uno de los beneficios principales de implementar esta metodología es que impulsa y fomenta el trabajo en equipo, así como la interacción entre las áreas involucradas en los proyectos que se realizan. Otro de los beneficios que se generan en la gente es la adopción de un sentido de responsabilidad más amplio, ya que el equipo de trabajo tiene bien definido el rol que desempeña y de qué manera debe llevar a cabo sus tareas para que los otros integrantes del equipo puedan también realizar sus labores”.
Para poner en marcha esta metodología, además de la gestión del recurso humano, la planeación resulta imprescindible, en particular la relacionada con los periodos de entrega del proyecto en cuestión; para esto existen algunos elementos que son primordiales para llevar a cabo dicha planeación, como son el Backlog del Producto Priorizado, la visión del proyecto, las Daily Standups Meetings , el Sprint Backlog, así como otras reuniones de revisión del Sprint; cada uno de estos elementos permiten precisar los esfuerzos para el desarrollo del producto, el análisis constante de las necesidades del cliente, la coordinación de las reuniones del equipo de trabajo, así como las revisiones al finalizar los períodos de iteración y retroalimentación, entre otras partes de los procesos.
De esta forma, Scrum minimiza los riesgos dentro de los procesos al llevar una supervisión constante y cíclica del desarrollo del proyecto, lo que permite que se corrija el rumbo en caso de ser necesario o que se re-evalúen riesgos futuros que no habían sido contemplados desde un inicio, traduciéndose en mayor productividad, calidad y eficiencia. Al tener un seguimiento constante, los clientes pueden ver el avance entre iteraciones y asegurarse de que el producto final o proyecto, cumpla con las características necesarias, así como con los estándares de calidad que se esperaban.
“Como estos, existen muchos otros beneficios de la implementación de Scrum, los cuales son característicos de los marcos de trabajo sustentados en metodologías ágiles. Entre ellos, algunos más generales para la empresa son la flexibilidad, eficacia y rapidez de los procesos, la reducción de los errores y en consecuencia, del gasto en recursos innecesarios. Al hacer uso de Scrum se le brindan las herramientas necesarias a las áreas involucradas en los proyectos para posicionarse como elementos estratégicos en el cumplimiento de objetivos del negocio, además de apoyar directamente a la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa”, concluyó Baruch Herrera, experto en gestión de Proyectos.
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